Politique de Confidentialité et Protection des Données

1. Notre rôle (Une distinction importante)

Pour être en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), il faut distinguer deux niveaux de responsabilité :

• Concernant vos données à vous (Utilisateurs) : Dooline agit en tant que Responsable de Traitement. Nous gérons vos informations pour vous fournir le service.
• Concernant les données de vos clients finaux : Dooline agit en tant que Sous-traitant. Vous restez le seul maître de ces données. Nous nous contentons de fournir l'infrastructure sécurisée (le "coffre-fort") pour les stocker et les traiter selon vos instructions.

2. Les données que nous collectons

Nous appliquons un principe de "minimisation" : nous ne collectons que ce qui est strictement utile.

A. Les données liées à votre compte :

• Identification : Nom, prénom, nom de votre structure, SIRET.
• Contact : Email, téléphone.
• Transactionnel : Historique de facturation et d'abonnement (les données bancaires sont gérées par Stripe et ne transitent pas en clair sur nos serveurs).
• Technique : Logs de connexion pour la sécurité.
• Origine de l'inscription : votre réponse, facultative, à la question « Comment avez-vous connu Dooline ? » et, si vous créez votre compte pendant la visite au cours de laquelle vous êtes arrivé sur le site, la page d'arrivée, le site d'où vous venez et les paramètres de campagne du lien suivi (par exemple « utm_source=linkedin »). Ces informations servent uniquement à savoir quels canaux nous font connaître ; elles ne sont ni partagées, ni utilisées à des fins publicitaires.

B. Les données relatives à votre activité (Clients finaux) :

Dans le cadre de votre usage de Dooline, vous importez ou créez des données concernant vos clients (coordonnées, historique de RDV, notes de séances, documents partagés). Ces données sont cloisonnées : Dooline s'interdit formellement de les exploiter à des fins commerciales ou de les revendre.

3. Comment utilisons-nous vos données ?

Vos données sont traitées exclusivement pour les finalités suivantes :

1. Fourniture du service SaaS : Gestion de l'agenda, prise de rendez-vous, tenue des visioconférences.
2. Gestion administrative : Paiement de votre abonnement, émission de vos factures Dooline.
3. Communication transactionnelle : Envoi des confirmations de RDV, rappels et notifications importantes (via notre propre serveur mail).
4. Sécurité et Maintenance : Surveillance technique du site via nos outils internes (logs, monitoring) pour prévenir les bugs ou les attaques.

4. Où sont stockées vos données ? (Infrastructure Souveraine)

Contrairement à de nombreux acteurs du marché, nous avons fait le choix d'une infrastructure maîtrisée pour éviter la fuite de données vers des tiers.

• Hébergement & Base de Données : L'intégralité du site, ainsi que notre base de données (MongoDB) et vos fichiers, sont hébergés sur nos propres Serveurs Privés Virtuels (VPS) loués chez IONOS.
  • Localisation : Europe (France/Allemagne).
  • Sécurité : Data centers certifiés ISO 27001.
• Emails Transactionnels : Les emails envoyés par la plateforme (confirmations, factures, rappels) partent directement de nos serveurs SMTP (IONOS). Nous n'utilisons pas de routeurs d'emails marketing externes qui lisent vos contenus.
  • Gestion des préférences : Vous pouvez configurer les notifications reçues directement depuis votre espace personnel.
• Visioconférence (LiveKit auto-hébergé) : Notre module vidéo s'appuie sur LiveKit, une technologie open-source que nous avons déployée et auto-hébergée sur nos propres serveurs IONOS (mêmes data centers que le reste de la plateforme).
  • Les flux audio et vidéo transitent par notre serveur LiveKit (architecture SFU) afin de garantir une qualité d'appel stable, y compris derrière les réseaux d'entreprise ou les pare-feu restrictifs. Notre propre serveur TURN, intégré à LiveKit, prend en charge ces cas. Aucun tiers (ni Google, ni Zoom, ni Twilio, ni LiveKit Cloud) n'intervient dans l'acheminement des flux.
  • Les communications sont chiffrées de bout en bout en transit (WSS / DTLS-SRTP).
  • Aucun enregistrement audio ou vidéo n'est effectué ni stocké : les flux ne sont que relayés, jamais persistés. Seules quelques métadonnées techniques sont conservées en base (horodatage de début/fin, durée effective de la session, statut), ainsi que les notes privées éventuellement saisies par vous-même.
  • Les jetons d'accès à une session vidéo ont une durée de validité limitée (6 heures maximum) et sont à usage unique pour la séance concernée.
• Paiements : La gestion des cartes bancaires est déléguée à Stripe, leader mondial du paiement sécurisé (Certifié PCI-DSS Niveau 1).
• Analytique : Nous n'utilisons aucun traceur tiers (ni Google Analytics, ni régie publicitaire). Notre instance Matomo est auto-hébergée sur les mêmes serveurs IONOS que le reste de la plateforme. Elle sert uniquement à un suivi interne destiné à vérifier le bon fonctionnement du site (mesure de charge, détection d'erreurs, suivi technique des parcours). Aucune donnée ne quitte notre infrastructure et aucun usage marketing ou publicitaire n'en est fait. Nous complétons cela par des outils internes auto-hébergés (Portainer, logs serveurs).

5. Intégrations avec des services tiers (Google Calendar, Microsoft Outlook & Apple iCloud)

Dooline propose, à titre optionnel, la synchronisation de votre agenda professionnel avec votre calendrier Google, Microsoft Outlook ou Apple (iCloud). Cette section détaille précisément les données concernées, leur usage et les acteurs avec lesquels elles sont partagées, conformément aux exigences de la Google API Services User Data Policy.

5.1. Caractère optionnel et révocation

L'intégration calendrier est strictement opt-in : elle n'est activée qu'à la suite d'un consentement explicite de l'utilisateur, depuis son espace personnel Dooline. Elle peut être révoquée à tout moment, soit directement dans Dooline (déconnexion de l'intégration), soit depuis la console de gestion du compte Google (myaccount.google.com/permissions) ou Microsoft. La révocation entraîne la suppression immédiate des jetons d'accès stockés sur nos serveurs.

5.2. Données reçues de Google

Périmètre d'autorisation (scope OAuth) demandé : https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.

Données reçues de Google et conservées dans notre base MongoDB hébergée chez IONOS :

• Jetons OAuth : accessToken, refreshToken, date d'expiration.
• Identifiant du calendrier sélectionné (calendarId).
• Identifiant unique de chaque événement Google associé à un rendez-vous Dooline (googleEventId), nécessaire pour la mise à jour ou la suppression de cet événement.

Données consultées à la volée (utilisées pour vérifier les disponibilités, jamais conservées au-delà du temps de la requête) :

• Titre, description, lieu et horaires des événements du calendrier sélectionné.

5.3. Finalité unique

Ces données sont utilisées exclusivement pour :

• Afficher vos créneaux occupés dans Dooline afin d'éviter les doubles réservations ;
• Créer, mettre à jour ou supprimer dans votre calendrier Google les rendez-vous pris via Dooline.

Aucun autre usage n'est fait de ces données : pas de profilage, pas de publicité, pas de revente, pas d'analyse marketing, et aucun usage pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou de machine learning, qu'ils soient généralisés ou non-personnalisés.

5.4. Avec qui ces données sont partagées

Aucune donnée Google n'est partagée, transférée ou divulguée à un tiers. Les informations transitent uniquement entre :

1. Les API Google Calendar ;
2. Nos serveurs Dooline (VPS IONOS, Europe, ISO 27001) ;
3. Le navigateur de l'utilisateur authentifié.

Nous ne transmettons aucune donnée Google à des sous-traitants analytics, marketing, IA ou à toute autre catégorie de tiers. Aucun partenaire n'a accès à ces données.

5.5. Durée de conservation

• Jetons OAuth (access/refresh tokens) : conservés tant que l'intégration est active. Supprimés immédiatement lors de la déconnexion de l'intégration ou de la fermeture du compte.
• Identifiants d'événements (googleEventId) : supprimés en même temps que le rendez-vous Dooline correspondant.

5.6. Intégration Microsoft Outlook

La même logique s'applique à l'intégration Microsoft Outlook (scopes Calendars.ReadWrite et offline_access) : données strictement limitées à la synchronisation d'agenda, aucun partage avec un tiers, aucun usage IA/ML, révocation possible à tout moment.

5.7. Engagement « Limited Use » (Google API Services User Data Policy)

5.8. Intégration Apple (iCloud)

Apple ne proposant pas de connexion OAuth pour iCloud Calendar, la synchronisation passe par le protocole standard CalDAV, avec votre identifiant Apple et un mot de passe d'app que vous créez vous-même sur account.apple.com, réservé à Dooline. Votre mot de passe Apple principal ne vous est jamais demandé.

Données conservées dans notre base MongoDB hébergée chez IONOS :

• Identifiant Apple (adresse e-mail) et mot de passe d'app, ce dernier chiffré (AES-256-GCM, clé conservée hors de la base). Il n'est jamais renvoyé à votre navigateur.
• Nom, couleur et adresse technique de vos calendriers iCloud d'événements, et vos choix : calendrier qui reçoit les séances, calendriers qui bloquent vos créneaux.
• Adresse de chaque événement iCloud associé à un rendez-vous Dooline (appleEventUrl), nécessaire pour sa mise à jour ou sa suppression.

Les titres et horaires des événements des calendriers que vous choisissez sont consultés à la volée, pour afficher vos créneaux occupés et éviter les doubles réservations. Ils sont gardés en mémoire au plus 60 secondes et ne sont jamais enregistrés en base.

Mêmes engagements que pour Google et Outlook : finalité limitée à la synchronisation d'agenda, aucun partage avec un tiers, aucun usage publicitaire ni IA/ML. Révocation à tout moment, depuis Dooline (déconnexion de l'intégration, qui supprime immédiatement les identifiants stockés) ou depuis votre compte Apple (suppression du mot de passe d'app).

6. Durée de conservation

• Compte actif : Vos données sont conservées tant que vous utilisez nos services.
• Suppression de compte : En cas de fermeture de compte, vos données sont supprimées (ou anonymisées) dans un délai maximum de 3 mois, sauf demande de suppression immédiate.
• Obligations légales : Les factures et preuves de transaction sont conservées 10 ans, conformément au Code de Commerce.

7. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques avancées pour protéger vos données :

• Chiffrement de toutes les communications en SSL/TLS (HTTPS).
• Cloisonnement des bases de données.
• Sauvegardes régulières effectuées par notre hébergeur.
• Accès aux serveurs restreint aux seules personnes habilitées de la société DL Tech.

8. Vos Droits (RGPD)

Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d'accès et de rectification : Vous pouvez consulter et modifier vos informations directement dans votre profil.
• Droit à l'effacement (Droit à l'oubli) : Vous pouvez demander la suppression intégrale de vos données.
• Droit à la portabilité : Sur demande, nous pouvons vous fournir un export de vos données clients (format standard CSV) pour faciliter votre migration.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse : contact@dooline.fr. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

9. Cookies

Le site Dooline utilise uniquement des cookies techniques, strictement nécessaires au fonctionnement du service (maintien de votre connexion, sécurité des formulaires). Ces cookies ne nécessitent pas de consentement préalable et ne servent pas à vous tracer à des fins publicitaires.

Pour connaître l'origine des inscriptions, la page par laquelle vous arrivez sur le site, le site d'où vous venez et les paramètres de campagne du lien sont conservés dans le stockage de session de votre navigateur (ce n'est pas un cookie) : ils sont effacés à la fermeture de l'onglet, ne sont lus que par Dooline et ne sont associés à un compte que si vous vous inscrivez pendant cette visite.